Aviso de Privacidad

Aviso de Privacidad y Política de Tratamiento de Datos Personales

Última actualización: 6 de Octubre de 2026

1. Identidad y Domicilio del Responsable

En TRMSystems (creadores de VitalSuite), con domicilio en Monsanto #321 Fraccionamiento Quinta Real, C.P.87345, estamos comprometidos con la protección y confidencialidad de los datos personales y médicos de nuestros usuarios. Este aviso describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos la información en nuestra plataforma VitalSuite.

VitalSuite es una plataforma operada por Martin Emmanuel Tristán Méndez, RFC: TIMM010805574, quien actúa comercialmente bajo el nombre TRMSystems.

2. Nuestro Rol en el Tratamiento de Datos

VitalSuite actúa como una plataforma tecnológica (SaaS) para profesionales e instituciones de la salud. En este sentido, TRMSystems actúa como Encargado del Tratamiento de los datos médicos de los pacientes, mientras que el profesional de la salud o institución médica actúa como Responsable del Tratamiento. Nosotros solo procesamos la información bajo las instrucciones y necesidades del profesional de la salud titular de la cuenta.

3. Datos Personales y Sensibles Recopilados

Para el funcionamiento de VitalSuite, procesamos distintas categorías de datos:

• Datos de Usuarios (Médicos, Administrativos, Recepcionistas): Nombre, especialidad, correo electrónico, teléfono, credenciales de acceso y datos de facturación.
• Datos de Pacientes (Datos Sensibles): Historiales clínicos, diagnósticos, resultados de análisis, seguimientos médicos, notas de consulta y antecedentes de salud. Estos datos son considerados altamente sensibles y reciben la máxima protección.
• Datos de Pago (Procesados por terceros): Para la suscripción al servicio, se solicitarán datos de tarjeta de crédito/débito. VitalSuite no almacena ni tiene acceso a los números completos de tus tarjetas ni códigos de seguridad; esta información es recolectada y procesada directamente por nuestro proveedor de pagos, Stripe, Inc.
• Datos de Navegación (Sitio Web): Dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas, interacciones (clics, desplazamiento) e identificadores de cookies, recabados mediante las tecnologías de analítica descritas en la sección 9.

4. Finalidad del Tratamiento

Finalidades primarias (necesarias para la relación jurídica y el servicio que solicitas):

• Proveer la infraestructura tecnológica que permite la gestión médica, administrativa y de pacientes a través de VitalSuite.
• Facilitar al profesional de la salud la visualización y análisis de la información para diagnósticos oportunos.
• Garantizar la interoperabilidad de la información en caso de que el médico forme parte de una red de hospitales (siempre con el consentimiento correspondiente).
• Brindar soporte técnico, atender incidencias (a través de nuestro equipo de soporte) y comunicar actualizaciones de la plataforma.
• Gestionar el cobro de suscripciones, procesamiento de pagos, emisión de facturas y prevención de fraudes relacionados con las transacciones financieras a través de la infraestructura de Stripe.

Finalidades secundarias (no necesarias para el servicio, pero que nos ayudan a mejorarlo):

• Analizar el uso de nuestro sitio web para mejorar su diseño, rendimiento y experiencia de usuario, mediante analítica de navegación.

Si no deseas que tus datos se traten para las finalidades secundarias, puedes manifestarlo en cualquier momento conforme a la sección 8. Negarte no afectará el acceso a los servicios de VitalSuite.

5. Protección y Seguridad de la Información

Entendemos la criticidad de los datos médicos. Por ello, TRMSystems implementa estrictas medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas, incluyendo encriptación de extremo a extremo (AES-256), servidores seguros en la nube, copias de seguridad automáticas, controles de acceso estrictos. Adicionalmente, el procesamiento de pagos se realiza bajo el estándar PCI-DSS Nivel 1 a través de Stripe, garantizando que la información financiera viaje de forma encriptada y segura. para prevenir la pérdida, mal uso, alteración o acceso no autorizado a la información, asi como el cumplimiento de la NOM-004-SSA3-2012 y la NOM-024-SSA3-2012 para la gestión de expedientes clínicos.

6. Transferencia de Datos

Los datos proporcionados no serán comercializados ni cedidos a terceros, con excepción de los proveedores de servicios necesarios para la operación de la plataforma:

• Stripe, Inc.: Compartimos datos de contacto y transaccionales para procesar tus pagos de forma segura. Stripe puede transferir y almacenar estos datos en servidores ubicados en los Estados Unidos. Puedes consultar su política de privacidad en stripe.com/privacy
• Microsoft Corporation (Microsoft Clarity): Datos de navegación del sitio web para analítica de uso. Pueden almacenarse fuera de México. Consulta su política en privacy.microsoft.com
• Proveedores de Infraestructura en la Nube: Servidores seguros donde se almacena la información.
• Autoridades Competentes: En cumplimiento de obligaciones legales o requerimientos de salud pública.

7. Ejercicio de Derechos ARCO

Cualquier titular de los datos (o el profesional de la salud en representación de su clínica) puede ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición en cualquier momento. Para ello, deberá enviar una solicitud por escrito, acompañada de un documento oficial que acredite su identidad, al correo electrónico help@vitalsuite.app o a nuestra dirección física. Nuestro equipo de gestión responderá en los plazos establecidos por la ley aplicable.

8. Limitación del Uso o Divulgación de tus Datos

Puedes limitar el uso o divulgación de tus datos personales, revocar tu consentimiento u oponerte a las finalidades secundarias enviando un correo a help@vitalsuite.app indicando tu nombre y la limitación solicitada. También puedes bloquear o eliminar cookies desde la configuración de tu navegador.

9. Cookies y Tecnologías de Rastreo

Nuestro sitio web utiliza Microsoft Clarity, una herramienta de analítica que emplea cookies y tecnologías similares para registrar métricas de uso, mapas de calor y reproducciones de sesiones. Estas herramientas pueden recabar dirección IP, tipo de dispositivo y patrones de navegación. No se utilizan para publicidad. Puedes deshabilitarlas desde tu navegador, lo cual no afecta el uso de los servicios.

10. Modificaciones al Aviso de Privacidad

TRMSystems se reserva el derecho de actualizar este Aviso de Privacidad para reflejar cambios normativos, mejoras en la plataforma o nuevas prácticas corporativas. Cualquier modificación sustancial será notificada de forma destacada a todos nuestros usuarios activos a través de la plataforma o por correo electrónico.